飲食店の経営をするときには電話対応が必要になることがよくあります。広告にも電話番号を載せておき、予約をしてもらえるようにするのが基本的なマーケティング戦略です。しかし、電話がかかってきたときに出られないとなると顧客を逃してしまうことになるでしょう。
その対策として役に立つ電話代行について理解を深めておくことが大切です。
飲食店経営で利益を得るには予約の獲得が重要
飲食店経営で十分に利益を上げていくためには顧客を十分に増やす必要があります。いつも来てくれるリピーター客がいると収入が安定するようになるだけでなく、食材の在庫も適切に管理できるようになって廃棄を減らすことが可能です。
だんだんと来てくれなくなる人もいることも考慮すると新規顧客の獲得も重要になるでしょう。電話による予約が可能というのは多くの人にとって魅力があります。リピーターとしては行きたいと思ったときに確実に席が確保されていると安心です。
初めて利用する人も人気店で席が空いていなかったらどうしようと悩んでしまって訪問を見合わせてしまうことがありますが、予約できれば利用したいと考える場合が多々あります。予約を獲得できるようにマーケティングをしておくと調達すべき食材の量もコントロールしやすくなるでしょう。
飲食店経営をする上では予約について意識しておくのが大切です。電話は予約手段としてよく用いられているので重要ですが、スタッフ数が十分にいないと営業時間中は電話に出られないこともよくあります。また、営業時間外になると他のことをしていて電話に出られないことも多いでしょう。
お客としてもいつ電話したら良いのかわからずに悩んでしまうことも稀ではありません。いつでも気軽にご予約のお電話を下さいと広告に表記して、本当にその通りに対応できる形にするのが予約の獲得を目指す上では肝心でしょう。
それを実現できる体制を整える上で役に立つのが電話代行です。
電話代行なら忙しくても対応してもらえる
電話代行は電話に出られないときに代わりに出てくれるサービスです。業務中であまりに忙しく、誰も電話に出られないという状況でも対応してもらうことができます。
電話代行業者のスタッフは現場に来てくれているわけではないので、現場が忙しいかどうかはわかりません。しかし、このような内容の電話ならこのように答えて欲しいといった形で指示を与えておくことはできます。その対応によって予約を獲得したり、他の内容の電話があったときにも適切に対応してもらったりできれば多くの人に信用してもらえる体制だと言えるでしょう。
電話代行をうまく活用するのは特に忙しい飲食店では重要になります。
飲食店での電話対応はマニュアル化が可能
飲食店の電話対応は実は電話代行に向いています。電話代行で細かな対応をしてもらうためにはマニュアルを作らなければなりません。マニュアルの形式は依頼先の業者によって異なりますが、フローチャートのようにしてこの場合にはこのように対応するといった一対一の関係で作られているマニュアルにすることが必要です。
これが飲食店での電話対応に向いているのは、飲食店にかかってくる電話には例外的なものが少なくてマニュアル化しやすいからです。
電話で予約をしたい、予約の変更をしたい、キャンセルをしたいといった予約関係のものがほとんどでしょう。
営業時間やメニュー内容、お店の場所に関する問い合わせもあります。また、お客ではなく仕入れの業者などからの連絡もあるでしょう。しかし、突拍子もない内容の電話はほとんどかかってきません。想定されるものを列挙して対応方法をマニュアル化すれば、ほとんど電話に出る必要がなくなります。
現場の業務を効率化し、業務時間外も電話を気にせずに済むようにするための妙案が電話代行の活用なのです。
飲食店での電話代行の実績があるとマニュアル作成も簡単
マニュアルを作成するのが大変なのではないかと考える人もいるでしょう。予約に対応するだけなら、空き時間を確認してお客の希望に応じて割り当てていくだけの作業になります。しかし、一つの予約が入ったときに後ろは何時間空けるべきか、希望された日時の予約が埋まってしまっているときにどう対応するかなどと考えるとかなりマニュアルが分厚くなってしまうことは想定できるでしょう。
予約変更にも対応してもらおうとするといつまでなら人数を増減させられるか、日時の変更はいつまで可能か、変更できない場合の対応はどうするかと考えていくとどれだけマニュアル化すれば良いのかと途方に暮れてしまうかもしれません。
しかし、飲食店ではよく電話代行が利用されるようになっているため、その代行経験が豊富な業者ならマニュアル例を持っています。実績がある業者に相談してマニュアルのサンプルが欲しいと伝えれば原案を提供してもらえます。
さらに行き届いたサービスがある業者の場合にはヒアリングをしてマニュアルを作成してくれるでしょう。このときにはどう答えたら良いかといった質問に答えていくだけでマニュアルを作ってくれるので簡単です。飲食店では電話の内容を想定しやすいからこそできるサービスと言えるでしょう。
インターネット予約も併用するとさらに効果的
マーケティング戦略という観点から電話予約をできるようにするのは効果的ですが、最近ではインターネット予約もよく利用されるようになっています。実はインターネット予約と電話代行を併用するのは合理的な方法です。
インターネット上で予約表の管理を行うようにすると、現場から離れた場所にいる電話代行業者のスタッフでも予約状況を簡単に確認することができます。そして、ウェブ上のシステムと業者からの予約の手入力を連動させて一元管理することによりダブルブッキングを防ぐことが可能です。
店頭での予約についても適宜システムに入力するように指導すれば完璧な予約システムが出来上がります。予約を獲得することができてもダブルブッキングになってしまっては一気に信用を失ってしまうことになるのは明らかでしょう。
インターネット予約のシステムを導入すると手入力もできるのが通常なので、電話代行を依頼するときには同時に導入することを検討するのが賢明です。
電話代行業者が使い慣れているシステムがある場合もあるため、利用したい業者が決まっているときにはインターネット予約についても併せて相談してみるとスムーズに導入できるでしょう。
参考資料…ビジネスアシスト … 電話代行東京